La Importancia de la Intranet como Medio de Comunicación

Intranet: su importancia en un mundo globalizado y en las organizaciones

Las empresas en la actualidad se encuentran en una etapa muy importante, ya que deben tomar decisiones que afectarán sus procesos y funciones en el futuro. El manejo estratégico de la información es uno de los temas más investigados y desarrollados actualmente en el mundo, principalmente aquellas investigaciones enfocadas al manejo de información dentro de las empresas y al impacto que tiene en las economías de todos los países.

La información en las empresas es tan importante como lo son los Recursos Humanos ó la Materia Prima, pues sin la información adecuada, la empresa estará en desventaja con respecto a sus competidores. Si no permanece a la vanguardia en la tecnología de información que va apareciendo día con día, la compañía puede ser fácilmente desplazada por otra con procesos innovadores y actualizados.

Una de las herramientas innovadoras en este contexto es lo que se conoce como Intranet, red de comunicación dentro de una organización. Mediante ella, se pueden intercomunicar todos los miembros de la empresa para lograr un mejor desempeño de sus funciones y procesos.

Las principales ventajas que se obtienen al utilizar la Intranet son: facilidad para compartir archivos, utilización del correo electrónico y otros medios de comunicación y la obtención de un mejor servicio de impresión. Inclusive, si la empresa cuenta con conexión a Internet se amplían las posibilidades, pues puede estar en contacto con otras localidades remotas de la empresa en el resto del país o del mundo. La utilización de la Intranet es muy importante y en estos tiempos puede ser la diferencia

Antes de plantearse el desarrollo de una Intranet, tanto para una gran empresa o para un pequeño grupo de trabajo, nunca debe tratarse como una plataforma de trabajo sino como una herramienta para éste.

Beneficios de una intranet

El uso de este tipo de redes aporta múltiples beneficios:

• Ahorro: elimina documentos, formularios, manuales, tarifas, notas internas, bases de datos y demás documentación que obliguen al uso de papel y a la utilización de impresoras para la distribución de la información diaria de la empresa.
• Calidad: Internet es la cantidad mientras que una Intranet es la calidad. La Red está cargada de información importante, pero el tiempo que se debe emplear para su localización es a menudo demasiado para ofrecer soluciones rápidas a las dificultades diarias. En la Intranet el usuario encuentra todo lo que necesita ya que la información se encuentra mucho más organizada y seleccionada.
• Comunicación: el sistema de mensajería implementado puede ofrecer comunicaciones internas y externas, en tiempo real y diferido, y completamente integradas.
• Control: los datos importantes de la organización no estarán tan sólo en la mesa de un directivo o en la de un mando intermedio. Se sabrá en cada momento cómo se encuentra un proyecto ya que la información en una Intranet se modifica y consulta en tiempo real.
• Colaboración: permiten aprovechar la experiencia intelectual individual de todos los empleados y tenerla disponible para su utilización global. Los usuarios pueden crear y manejar sus propios contenidos.
• Efectividad: Permite que no se dejen asuntos pendientes y que se acaben las excusas de falta de información para llevar a cabo un proyecto cualquiera. Además cada departamento genera y mantiene su propia documentación así como los datos que le pertenecen.
• Eficiencia: una Intranet elimina en porcentajes muy altos los métodos de trabajo tradicionales y en ocasiones poco eficientes como el teléfono, el fax o las pequeñas reuniones de pasillo.
• Facilidad: con el simple requerimiento de saber manejar un navegador, cualquier usuario corporativo podrá trabajar con una Intranet. Con algo más de conocimientos, no excesivos, podrá dotarla de toda su información y compartirla con el resto de los empleados de la organización.
• Flexibilidad: el trazado de puesta en marcha de una Intranet es algo que puede comenzar con un nivel relativamente simple e incrementar las prestaciones según las necesidades y las posibilidades de la empresa. El adecuado mantenimiento y la actualización posterior juegan un papel fundamental en el buen desarrollo del proyecto que se verá culminado con la adaptación al nuevo medio de todos los usuarios que componen la compañía.
• Rendimiento: todo el material que se puede tener de manera empresa en un catálogo, manual o libro, se puede implementar sin mucho esfuerzo en una Intranet.
• Participación: un miembro cualquiera de la organización en la que se monta una Intranet aporta la información que ha conseguido y la pone a disposición de todos los demás, que a su vez la pueden mejorar o implementar sus propios datos.

Seguridad de una Intranet

Las Intranets aportan un valor sin precedentes a la distribución de la información, la automatización de los grupos de trabajo y el acceso a la información corporativa. Sin embargo la facilidad de acceso a la información que permiten las Intranets supone un aumente del riesgo de robo, pérdida o corrupción de la información que ponemos a disposición en ésta.

Con el fin de evitar este riesgo, existen mecanismos de seguridad que no se deben olvidar.

• Si la Intranet de una empresa carece de los controles de acceso adecuados, supone una invitación al borrado accidental o a la modificación de documentos. Por lo cual la política de seguridad es algo que nunca debe dejarse de lado.
• Es necesario contar con toda la seguridad posible a disponer. Se debe decidir quién tiene acceso a cada documento, cuándo y desde dónde.
• Primero debe considerarse la seguridad física de cada ordenador (claves, cerrojos, cerraduras cifradas, etc.). Después la seguridad electrónica, evitando poner los datos en disposición de personal no autorizado y protegiendo convenientemente las transmisiones.
• Un firewall es una estrategia de defensa que se puede considerar ideal. Este sistema permite restringir y controlar el tráfico de datos de la Intranet pudiendo anular la acción de los curiosos.
• No hay que olvidar la encriptación; asegura los datos en las transmisiones que se realizan de equipo a equipo.
• La regla de oro es mantener la Intranet al día en cuestiones de seguridad.

El futuro más cercano de las intranets

Miles de compañías se encuentran en estos momentos investigando en el fenómeno Intranets. Datos muy fiables aseguran que el número de herramientas para el desarrollo de las Intranets se cuadruplicará en el próximo año, la cual puede aportar una idea de la importancia del futuro de éstas para la informática corporativa.

Una Intranet deberá permitir la conversación y el vídeo en tiempo real. Algunos ejemplos son la videoconferencia, las conversaciones en tiempo real, la telefonía por Internet o la multiconferencia.

Del mismo modo que ya es posible acceder a Internet a través del cable, en poco tiempo también será posible crear nuevas tecnologías multimedia de Intranets que podrán llegar a todos de este modo.

Las Intranets actuales en muy poco tiempo deberán ampliar sus servicios y aplicaciones a la inmensa Internet, usando un medio que permita controlar el acceso para conceder privilegios a determinados usuarios exteriores seleccionados, sin necesidad de modificar contenidos o componentes de aplicaciones, y sin que ello suponga un riesgo importante para la adecuada seguridad de la Intranet.